Wat kost het om werk te automatiseren?

Waarom ik op uurbasis werk

Het bouwen zelf reken ik per uur, niet met een vast pakket. Dat is geen manier om vaag te blijven, maar het eerlijkste model voor werk dat per bedrijf verschilt. Dezelfde klus is bij de een een middag en bij de ander drie dagen, en dat hangt af van hoe je systemen ervoor staan, niet van wat je vooraf hebt afgesproken.

Bij een vaste prijs gebeurt er onvermijdelijk één van twee dingen. Of er zit een flinke marge in voor het geval het tegenvalt, en dan betaal je te veel als het meevalt. Of de prijs is scherp en dan wordt elke afwijking meerwerk, met discussie tot gevolg. Op uurbasis betaal je wat het is, en zie je precies waar de tijd heen gaat.

Wat een eerste traject vraagt

Vrijwel elk traject begint klein: één afgebakende taak die nu tijd kost. Zo'n eerste automatisering is meestal een kwestie van enkele uren tot een paar dagen werk, afhankelijk van hoeveel systemen erbij betrokken zijn en hoe toegankelijk die zijn.

Voordat er iets gebouwd wordt, kijk ik eerst naar je proces. Dat kost ook tijd, maar het is de stap die voorkomt dat we iets automatiseren wat beter anders kan. Na dat gesprek weet ik genoeg voor een realistische inschatting in uren, en die krijg je voordat we beginnen.

Wat het duurder maakt

• Software zonder API, waardoor er omwegen nodig zijn die ook nog eens kwetsbaar zijn.
• Gegevens die eerst opgeschoond moeten worden, zoals dubbele klanten of onvolledige dossiers.
• Veel uitzonderingen: hoe meer situaties er "meestal wel, behalve als" zijn, hoe meer er ingeregeld moet worden.
• Meerdere mensen die iets moeten goedkeuren, elk met eigen wensen.
• Een proces dat nog niet vaststaat. Automatiseren van iets dat volgende maand anders werkt, is twee keer bouwen.

Wat het goedkoper maakt

• Klein beginnen met één stroom, in plaats van alles tegelijk willen.
• Software die al een fatsoenlijke koppeling aanbiedt.
• Duidelijk kunnen zeggen welk systeem leidend is bij tegenstrijdige gegevens.
• Iemand bij jou die beslissingen kan nemen zonder overleg met vier anderen.

Wat er daarna nog doorloopt

Dit is het deel waar mensen later verrast worden, dus ik zet het er liever meteen bij. Naast de bouw zijn er kosten die blijven lopen:

• Waar het draait. Kies je een abonnement bij een partij als Zapier of Make, dan betaal je maandelijks en loopt dat op met je volume. Draait het op een eigen server, dan betaal je die server, ongeacht hoe vaak het draait. Wat in jouw geval gunstiger is, staat uitgelegd bij Make, Zapier of n8n.
• AI, als je dat gebruikt. Daar betaal je per verwerkt bericht of document. Kleine bedragen per stuk, maar het telt op bij volume, dus dat rekenen we vooraf door.
• Onderhoud. Elke koppeling breekt een keer, meestal omdat een leverancier iets wijzigt. Reken erop dat daar per jaar een paar uur in gaat zitten. Hoe je dat regelt, kun je zelf kiezen: zie hieronder.

Onderhoud: per uur of een vast aantal uren per maand

Als er iets stilvalt, wil je niet in de rij staan. Daarom kun je het onderhoud op twee manieren regelen, en allebei is prima:

Gewoon per uur. Je belt of mailt als er iets is, ik kijk ernaar en factureer de uren die het kost. Geen vaste lasten, maar ik moet het wel kunnen inplannen tussen ander werk door.

Een vast aantal uren per maand. Je spreekt een aantal uren af en betaalt daar een vast bedrag per maand voor. Die uren zijn bedoeld voor het onderhoud van wat er al draait: een storing, een leverancier die iets wijzigt, een kleine correctie, of een vraag over het bestaande werk. Heb je in een maand meer nodig, dan gaat dat tegen het normale uurtarief.

Het echte voordeel zit niet in de prijs maar in de beschikbaarheid. Ik houd die uren voor je vrij, dus als er iets misgaat kijk ik er met voorrang naar in plaats van dat het moet wachten tot ik ruimte heb. Voor processen waar je bedrijf op draait, is dat meestal het punt.

Twee dingen die ik er meteen bij zeg, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. De uren gelden per maand en schuiven niet door, dus een rustige maand spaar je niet op. En nieuwe wensen vallen er niet onder: iets uitbreiden of erbij bouwen is gewoon werk op uurbasis. Het abonnement gaat over draaiende houden, niet over doorbouwen.

Hoeveel uren zinnig zijn hangt af van wat er draait en hoe kritisch het is. Dat spreken we af als er iets staat, niet vooraf: pas dan weet je wat het in de praktijk vraagt. De voorwaarden staan in artikel 10 van de algemene voorwaarden.

Wat je ertegenover mag zetten

De rekensom is simpeler dan hij lijkt. Tel op hoeveel tijd de taak nu per week kost, vermenigvuldig dat met wat een uur van jou of je medewerker waard is, en zet dat af tegen de eenmalige uren plus de doorlopende kosten. Meestal blijkt daar meteen uit of het de moeite waard is.

Wat daar niet in zit maar vaak zwaarder weegt: de fouten die je voorkomt, en de dingen die nu blijven liggen omdat niemand eraan toekomt. Ik reken die niet mee in een belofte, want dat wordt snel gegoochel met cijfers, maar het is wel waar de meeste winst zit.

Hoe je een inschatting krijgt

Een eerste gesprek van een half uur kost niets. Daarin kijken we naar wat er nu gebeurt en of er iets zinnigs te automatiseren valt. Blijkt van wel, dan krijg je een voorstel met een aanpak en een ureninschatting. Blijkt van niet, dan zeg ik dat ook, en heb je in dat half uur waarschijnlijk toch een paar ideeën opgedaan.

Meer korte antwoorden over doorlooptijd, werkwijze en veiligheid staan bij de veelgestelde vragen.