Factuurverwerking automatiseren

Waar het meestal vastloopt

Facturen komen binnen via de mail, soms via een portaal en af en toe nog op papier. Iemand opent ze, leest het bedrag en het factuurnummer over, controleert of het klopt met wat er is afgesproken, boekt het in de boekhouding en zet het klaar voor betaling. Per factuur is dat een paar minuten. Bij dertig facturen per week loopt dat op tot een dag werk per maand.

Vervelender dan de tijd is wat er misgaat als het druk is. Een factuur blijft liggen en de betaaltermijn verloopt. Dezelfde factuur wordt per ongeluk twee keer betaald omdat de leverancier hem opnieuw stuurde. Of een bedrag wijkt af van de afspraak en niemand merkt het, omdat er niets is dat er systematisch naar kijkt.

Hoe een geautomatiseerde factuurstroom eruitziet

De opzet verschilt per bedrijf, maar de stappen zijn vrijwel altijd dezelfde:

1. Alles komt op één plek binnen. Facturen uit je mailbox, een gedeelde map of een leveranciersportaal worden automatisch opgehaald, zodat je niet meer op drie plekken hoeft te kijken.
2. De gegevens worden eruit gelezen. Leverancier, factuurnummer, datum, bedrag, btw en een eventuele referentie. Dit werkt op pdf's en op scans, ook als elke leverancier een andere lay-out gebruikt.
3. Er wordt gecontroleerd. Is deze factuur al eens langsgekomen? Klopt het bedrag met de afspraak of de bestelling? Staat de leverancier bekend? Telt het btw-bedrag op? Juist deze stap haalt de fouten eruit die anders pas bij de accountant opvallen.
4. Bij twijfel gaat het naar jou. Klopt er iets niet, dan komt de factuur op een lijstje met de reden erbij en alles wat nodig is om te beslissen. Je hoeft niet te zoeken, alleen te oordelen.
5. De rest gaat door. Wat in orde is, wordt geboekt in je boekhouding, klaargezet voor betaling en gearchiveerd op een vaste plek, met een logboek van wat er is gebeurd.

Op de demopagina staat een werkend voorbeeld van die vierde stap: je ziet wat het systeem heeft gevonden, wat het voorstelt, en je houdt zelf de knop.

Wat het oplevert

• Geen overtypwerk meer, en daarmee geen typefouten in bedragen of factuurnummers.
• Dubbele facturen worden eruit gehaald voordat ze betaald zijn.
• Betaaltermijnen worden gehaald, dus geen aanmaningen en geen misgelopen kortingen.
• Je kunt op elk moment terugvinden wat er met een factuur is gebeurd en wie wat heeft goedgekeurd.
• Als het druk is loopt het gewoon door, ook als degene die het normaal doet er even niet is.

Wat het in uren scheelt hangt af van je aantallen. Ik reken dat liever vooraf samen met jou uit op je eigen cijfers dan dat ik hier een percentage neerzet dat toch niet op jouw situatie slaat.

Wanneer het niet loont

Bij een handvol facturen per maand. Als je ze op een rustige vrijdagmiddag zo hebt weggewerkt, verdien je de opzet niet terug. Waar de grens ligt hangt af van hoeveel stappen er per factuur bij komen kijken, dus dat rekenen we samen even na.

Bij facturen zonder enige structuur. Handgeschreven bonnetjes of scheve foto's blijven lastig. Dat kan wel, maar de controle die je er dan bovenop moet zetten kost bijna net zoveel als het zelf doen.

Automatisch betalen zonder controle. Technisch kan het, maar ik doe het niet. Een fout in een bedrag is dan meteen een fout in je banksaldo. De betaalstap houd je in eigen hand.

Hoe ik het aanpak

Ik begin met kijken hoe het nu gaat. Welke leveranciers, hoeveel facturen, waar gaat het mis, en wat doe je met een factuur die niet klopt. Daar komt een voorstel uit met een ureninschatting.

Daarna bouwen we klein. Eerst één stroom, bijvoorbeeld alleen je vaste leveranciers, en die laten we een paar weken meelopen naast je huidige manier van werken. Werkt het, dan breiden we uit. Werkt het niet, dan heb je niet je hele administratie omgegooid voor iets dat tegenviel.

Het draait in je eigen omgeving, op jouw systemen of op een server die van jou is. Je zit niet vast aan mij en je gegevens gaan niet naar een dienst waar je verder niets over te zeggen hebt.

Wat het kost

Ik werk op uurbasis, geen vast pakket. Een eerste afgebakende stroom is meestal een kwestie van dagen, niet weken. Na een gesprek van een half uur kan ik je een realistische inschatting geven. Meer daarover staat bij wat automatiseren kost en bij de veelgestelde vragen.

Moeten je facturen daarna ook nog in andere systemen landen, of voer je klantgegevens op meerdere plekken in? Dan is systemen koppelen de logische volgende stap. Twijfel je met welke tool dit gebouwd moet worden, kijk dan bij Make, Zapier of n8n.