Welke software ik koppel, en wat ertussen loopt

Het gaat om het patroon, niet om het pakket

Boekhoudpakketten lijken onderling meer op elkaar dan hun websites doen vermoeden, en dat geldt net zo goed voor CRM-systemen. Overal zit een klant, een factuur, een order, een contactmoment. De namen verschillen en de knoppen staan ergens anders, maar wat je eruit wilt halen en erin wilt zetten is telkens hetzelfde.

Daarom is de vraag zelden "ken je dit pakket". De vraag is of het een fatsoenlijke manier heeft om gegevens uit te wisselen. Is dat zo, dan is de rest werk dat te overzien is, ook als ik het pakket zelf nog niet eerder bij de hand had.

Wat er meestal tussen systemen loopt

De combinaties die ik het vaakst tegenkom, en wat er dan heen en weer gaat:

• Webshop naar boekhouding: orders, facturen en betaalstatus, zodat je niet handmatig overtypt wat er verkocht is.
• Mailbox naar boekhouding: binnenkomende facturen die worden uitgelezen, gecontroleerd en klaargezet, zie factuurverwerking automatiseren.
• CRM naar boekhouding: klantgegevens en offertes die uitmonden in een factuur, zonder dat je de klant twee keer aanmaakt.
• Formulier naar CRM: aanvragen van je site die meteen als contact of deal binnenkomen, met de juiste eigenaar erop.
• CRM naar mailbox en agenda: contactgegevens en afspraken die gelijk lopen, zodat je niet in twee agenda's kijkt.
• Urenregistratie naar facturatie: geschreven uren die aan het eind van de maand een factuurregel worden.
• Alles naar een overzicht: cijfers uit meerdere systemen die samenkomen in één maandrapport, zoals in de demo.

Systemen die ik het vaakst tegenkom

Staat jouw pakket er niet bij?

Dan is dat geen probleem. Deze lijst is wat ik het vaakst tegenkom, niet wat er mogelijk is. Noem gewoon wat je gebruikt, dan zoek ik uit of er een koppeling in zit. Dat kost me een half uurtje en dan weet je waar je aan toe bent.

Uren waarin ik me in nieuwe software verdiep, factureer ik niet door. Dat inwerken is een investering in mezelf: bij de volgende klant met hetzelfde pakket ben ik er sneller mee klaar, en het zou raar zijn als jij dan betaalt voor iets waar een ander later profijt van heeft. Wat ik wel factureer, is het werk aan jouw koppeling.

Waar het op aankomt of koppelen kan

Niet de bekendheid van het pakket bepaalt of het lukt, maar wat het toelaat:

• Een API. De prettigste route: de systemen praten rechtstreeks met elkaar, direct als er iets verandert.
• Webhooks. Het pakket geeft zelf een seintje bij een nieuwe order of factuur, in plaats van dat wij elke vijf minuten gaan kijken.
• Een geplande export. Minder elegant, maar prima werkbaar als het niet elke seconde actueel hoeft.
• Niets van dit alles. Dan wordt het knutselen met schermpjes, en dat breekt bij de eerstvolgende update. In dat geval is andere software zoeken vaak verstandiger dan een koppeling forceren.

Zwaardere zakelijke pakketten zoals AFAS, Twinfield en Exact Online hebben doorgaans meer mogelijkheden dan de lichtere, maar de weg erheen is ook formeler: denk aan rechten, koppelvergunningen en soms kosten aan de kant van de leverancier. Dat is te doen, maar het is goed om te weten dat het meer voeten in de aarde heeft dan een koppeling met bijvoorbeeld Moneybird.

Hoe we beginnen

Stuur me het rijtje programma's dat je gebruikt en wat je nu dubbel invoert. Dan kijk ik welke koppelingen er mogelijk zijn en wat de meeste tijd zou schelen. Hoe zo'n traject verder loopt staat bij systemen koppelen, en wat het ongeveer vraagt bij wat automatiseren kost.